Firma digitale: cos’è e a cosa serve

Negli ultimi anni la tecnologia ha permesso di fare passi da gigante e ci ha fornito la possibilità di firmare i documenti in modo digitale, dando valore legale alla nostra firma, proprio come quella che possiamo apporre in modo tradizionale insieme a un timbro su un documento cartaceo.

Per prima cosa dobbiamo fare molta attenzione a una differenza sostanziale: quando parliamo di firma digitale non intendiamo la pratica di apporre una firma scansionata e salvata come .png su un documento tramite un software di modifica di un pdf. Sono necessari infatti una serie di strumenti e device in modo che la firma sia valida e abbia valore legale e nelle prossime righe vedremo nello specifico di cosa stiamo parlando.

Cos’è la firma digitale e come funziona

Firmare digitalmente un documento significa apporre un codice univoco nelle proprietà del file contenente il documento. Questo codice è associato in modo univoco al proprietario della firma digitale ed equivale ad una firma vera e propria, che può essere visibile o meno all’interno della visualizzazione del file.

Normalmente avviene tramite un dispositivo (chiavetta usb) che viene inserito nell’apposita porta del pc. Attraverso il software in dotazione la firma, o certificato, contenuto nella chiavetta usb viene così posto sul documento.

Per ottenerla è necessario richiederla presso un ente certificato e dimostrare la propria identità tramite appositi documenti, proprio come si fa per ottenere un indirizzo di posta elettronica certificata.

Analogamente a quest’ultimo strumento, che viene utilizzato normalmente per inviare raccomandate, il principio di funzionamento è il medesimo: se la pec è l’equivalente di una raccomandata e ha valore giuridico e legale come la lettera cartacea, la firma digitale ha pari valore di una firma autentica su un documento ufficiale.

Può essere così sfruttata per firmare in modo semplice e rapido contratti di acquisto e di collaborazione, in particolar modo tra imprese.

La firma digitale nel mondo della vendita

A questo punto pare quasi ovvio un beneficio: se tempo fa’ era necessario avere sempre con sé i documenti cartacei aggiornati da sottoporre al cliente al termine di una vendita, oggi è possibile inviare con grande comodità un pdf e firmarlo in pochi secondi con l’apposito dispositivo.

Il problema potrebbe sorgere però quando il cliente non ha magari una firma digitale o la utilizza poco e quindi è sospettoso di questo tipo di procedura. Spesso capita che la chiavetta tradizionale e il suo software abbiano bisogno di aggiornamenti e si rischia di perdere molto tempo nell’attesa che il cliente firmi, con il rischio che possa anche cambiare idea o rinviare la stipula dell’accordo.

Proprio per questo motivo sono nate moltissime aziende che hanno ideato dei sistemi di firma digitale perfetti per i venditori, in grado di avere in pochi secondi sullo schermo di dispositivi simili a tablet il documento aggiornato recentemente e disponibile per la firma del cliente. Altro aspetto importante è quello relativo alla compilazione dei campi relativi all’anagrafica, che in questo caso difficilmente possono essere dimenticati o trascurati.

A tal proposito ci sentiamo di suggerirvi di visitare la pagina relativa alle app per firmare documenti a distanza e non solo di ardesia.it, dove troverete alcuni dettagli sul funzionamento di questo tipo di soluzione innovativa, che vi permetterà così di poter firmare a distanza e da vicino documenti sempre aggiornati senza mai correre il rischio di commettere errori.